Geschäftsordnung

Geschäftsordnung für den Vorstand von 

AktHIV.de e.V.

 

 

Präambel

 

Diese Geschäftsordnung gilt für den Vorstand nach § 10 Nr. 8 der Satzung.  

Sie regelt die interne Arbeitsweise und Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands. 

 

Verfahrensfragen 

 

§ 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung 

 

(1) Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand jederzeit geändert oder 

aufgehoben werden. Eine Zustimmung der Mitglieder ist mit einfacher 

Stimmenmehrheit notwendig. 

 

(2) Die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß berufenen Vorstandsmitglieder ist für 

die Beschlussfassung erforderlich. Stimmenthaltungen werden nicht gewertet. 

 

(3) Die Geschäftsordnung ist wirksam, sobald Sie allen Vorstandsmitgliedern und 

Vereinsmitgliedern bekannt gegeben worden ist und letztere laut § 1 (1) zugestimmt 

haben. 

 

Interne Aufgaben- und Zustandigkeitsverteilung 

 

§ 2 Grundsatz 

 

Alle Geschäftsführungsmaßnahmen werden gemeinschaftlich durch die Sprecher 

(Dennis und Gabi) durch eine Beschlussfassung (einfache Mehrheit) geregelt. 

Jede Maßnahme wird gemeinsam besprochen, aber nur durch Beschluss des gesamten

Vorstands getätigt, damit gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung. 

 

§ 3 Interne Aufgaben- und Zustandigkeitsverteilung 

 

Der Vorstand hat intern folgende Aufgaben und Zuständigkeiten beschlossen. Der 

Grundsatz in § 2 bleibt hiervon unberührt: Der Vorstand ist insgesamt zuständig für:

 

 

- Umsetzung von Beschlüssen der Mitglieder(versammlung) und die Information der 

  Mitglieder 

- Bewahrung und Entwicklung des Zwecks und der Werte des Vereins 

- Zusammenarbeit mit lokalen Vereinen 

- Vertretung des Vereins gegenüber Dritten 

- Organisation der vom Verein beschlossenen Veranstaltungen

 

Des Weiteren gelten folgende Zuständigkeiten: 

 

Sprechende:r 1 

- organisatorische und inhaltliche Vorbereitung und Einberufung der Vorstandssitzungen 

  und Mitgliederversammlungen, gemeinsam mit den anderen Vorstandsmitgliedern. 

- Anträge 

- Öffentlichkeitsarbeit, Seminare, Netzwerktreffen, Präventionsarbeit 

- Verwaltung (u.a. der Mitgliederdatei) 

- Spendenaquise zusammen mit 

 

Sprechende:r 2 

- organisatorische und inhaltliche Vorbereitung und Einberufung der Vorstandssitzungen 

  und Mitgliederversammlungen, gemeinsam mit den anderen Vorstandsmitgliedern. 

- Beitragserhebung / Erstellung der Spendenquittungen 

- Mittelverwaltung (Aufstellung eines Haushaltsplanes) 

- Rechenschaftslegung gegenüber Finanzamt (Steuererklärung) 

- Öffentlichkeitsarbeit

 

Finanzvorstand 

- organisatorische und inhaltliche Vorbereitung und Einberufung der Vorstandssitzungen 

  und Mitgliederversammlungen, gemeinsam mit den 2 Sprechenden. 

- Social Media/Website

 

Darüber hinaus werden die Zuständigkeiten in den Vorstandssitzungen besprochen. Jedes 

Vorstandsmitglied kann nach Absprache jede Aufgabe erfüllen. 

 

Jedes Vorstandsmitglied kann zur Erfüllung spezieller Aufgaben zeitlich befristet weitere Vereinsmitglieder einbinden. 


§ 4 Gesamtverantwortung 

 

Der Vorstand führt den Verein kollektiv. Der Vorstand ist für alle Entscheidungen 

gemeinschaftlich verantwortlich. Tätigkeiten nach außen müssen von allen 

Vorstandmitgliedern beschlossen werden, keine Alleingänge, zu einer schnellen 

Lösung ist auch WhatsApp oder Slack zulässig.

 

Vertretung der Vorstandsmitglieder im Verhinderungsfall : 

§ 5 Vertretung des Vereins nach außen / Vertretung nach § 26 BGB 

 

(1) Gemäß Satzung kann jedes Vorstandsmitglied den Verein zusammen mit 

einem zweiten Vorstandsmitglied gerichtlich und außergerichtlich vertreten. 

 

(2) Wer welche Verhandlungen und Vereinsgeschäfte im Rahmen der Satzung/ dieser

Geschäftsordnung führt, legt die Vorstandssitzung mit einfacher Stimmenmehrheit fest.

 

 

§ 6 Geschäftsplanmäßige Vertretung

 

Kann ein Vorstandsmitglied seine übernommenen internen Aufgaben der Geschäftsführung 

aufgrund von Abwesenheit, Krankheit etc. nicht wahrnehmen, sucht er sich innerhalb des 

Vorstandes eine Vertretung. (Eine Stimmübertragung ist nicht möglich.) Über diese 

Vertretung bedarf es keines Beschlusses des Vorstandes. 

 

 

§ 7 Einberufung 

 

(1) Die Vorstandssitzungen finden an jedem 3. Sonntag des Monat statt und können ggf. durch Beschluss des Vorstandes mit einfacher Stimmenmehrheit abgesagt oder vertagt werden. 

 

(2) Die Sitzungen werden unter Angabe der Tagesordnung durch einen Vorstand 

einberufen.

 

(3) In dringenden Fällen oder wenn zwei Vorstandsmitglieder dies gemeinsam gegenüber 

den anderen Vorstandsmitgliedern verlangen, finden außerordentliche 

Vorstandssitzungen statt. 

 

(4) Der Vorstand tagt nur, wenn er beschlussfähig ist.

 

§ 8 Ladungsfrist 

 

(1) Die Ladungsfrist beträgt sieben Tage. 

 

(2) In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden.

 

§ 9 Tagesordnung 

 

Die Tagesordnung wird von einem Vorstandsmitglied erstellt. Vorschläge der anderen 

Vorstandsmitglieder sind von ihm zu berücksichtigen. Sie enthält damit alle Anträge, die dem 

zuständigen Vorstandsmitglied vorgelegt werden. Die Tagesordnungspunkte können bei Bedarf 

zu Beginn der Vorstandssitzung verändert werden. 

 

 

§ 10 Ablauf der Sitzungen 

 

Die Sitzungen werden von einem Vorstandsmitglied geleitet. Bei Verhinderung oder im Vertretungsfall greift § 6 (1). 

 

§ 11 Öffentlichkeit 

 

(1) Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich, können aber in Abhängigkeit von der 

Tagesordnung als öffentlich ausgewiesen werden. 

 

(2) Bei Bedarf können zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen werden

 

§ 12 Befangenheit 

 

An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein 

Vorstandsmitglied oder ein:e andere:r Angehörige:r direkt oder indirekt betroffen ist, 

dürfen diese nicht teilnehmen.

 

§ 13 Beschlussfassung 

 

(1) Alle Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme.

(2) Die Stimmabgabe erfolgt in der Regel per Handzeichen.

(3) Der Vorstand entscheidet stets mit der Mehrheit der satzungsgemäß festgelegten Anzahl der 

Vorstandsmitglieder. Stimmenthaltungen werden nicht gewertet. 

(4) Eine Beschlussfassung kann auch entsprechend § 10 (7) der Satzung erfolgen.

 

§ 14 Protokoll 

 

(1) Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzungen ist von einen der Sprechenden ein Ergebnisprotokoll zu fertigen.

 

(2) Das Protokoll ist vom Protokollführer und einem weiteren 

Vorstandsmitglied zu unterzeichnen. 

 

(3) Jedes Vorstandsmitglied erhält ein Protokoll der Sitzung, 

das vertraulich zu behandeln ist und nicht an Dritte weitergegeben werden darf. Diese 

Vertraulichkeit geht über das Ende der Vorstands- / Vereinsmitgliedschaft hinaus.

 

 

§ 15 Kommunikation 

 

Der Vorstand pflegt eine Kultur des offenen gegenseitigen Feedbacks, in dem 

Wertschätzung und Kritik zum Ausdruck kommt. Er strebt so vor allem ein gutes 

Arbeitsklima im Team an, um Eskalation von Konflikten zu verhindern. Dabei folgt der 

Vorstand dem Leitsatz „Der Vorstand spricht mit einer Stimme oder gar nicht“. 

Dazu hat sich der Vorstand ein Regelwerk zur Kommunikation „Unsere Kommunikation bei AktHiv.de“ gegeben. 

Meinungsverschiedenheiten im Vorstand werden nicht nach außen getragen. Der 

Vorstand vermeidet, für Interessenkonflikte vereinnahmt zu werden. 

Der Vorstand folgt in seinen eigenen Reihen dem Grundsatz der „direkten Kommunikation“, 

d.h. im Wesentlichen, dass er Vorstandsabsprachen nicht über Dritte trifft.

Der Vorstand kommuniziert dazu wie im § 10 (7) der Satzung festgelegt. Alle 

Vorstandsmitglieder haben zudem Zugriff auf die Telefonnummern und Adressen aller 

anderen Mitglieder. 

 

 

§ 16 Reflexion und Weiterbildung 

 

Jährlich reflektieren die Vorstandsmitglieder die Zusammenarbeit und die Effektivität der 

Arbeit. Dem Vorstand steht die Möglichkeit zur Weiterbildung offen. Für rechtliche 

Beratung ist im Haushalt ein Budget einzuplanen. 

Bei vorstandsinternen Konflikten bzw. Konflikten mit Mitgliedern kann sich der Vorstand 

externe Beratung in Form von Mediation, Coaching oder Supervision hinzuziehen. 

 

§ 17 Arbeitsgruppen 

 

(1) Der Vorstand kann zur Aufgabenerledigung Arbeitsgruppen bilden und gemäß § 3 

dieser Geschäftsordnung Aufgaben delegieren. 

 

(2) Die Bildung erfolgt nach Bedarf und ist an Inhalte und Aufgabenstellungen gebunden. 

Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen. Nach Abschluss der 

Tätigkeit / Erfüllung der Aufgaben bzw. nach Beschluss des Vorstandes werden 

Arbeitsgruppen aufgelöst. 

 

(3) Die Arbeitsgruppen haben nur in Absprache mit dem Vorstand Entscheidungs- 

befugnisse. Sie dienen der Aufgabenerledigung, Unterstützung, Beratung und 

Meinungsbildung für den Vorstand und bereiten Entscheidungen vor. Sie können für 

den Vorstand Beschlussvorlagen vorbereiten und einbringen. Wer über die Ergebnisse 

der Arbeitsgruppen entscheidet (der Vorstand oder die Mitglieder) entscheidet nach 

Möglichkeit die Mitgliederversammlung / Mitgliedschaft. Arbeitsgruppen können auch 

von Mitgliedern in Absprache mit dem Vorstand gegründet werden. 

 

 

Inkrafttreten 

 

Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom 16. Mai 2021 in Kraft.